하이브리드 이벤트(온라인+오프라인) 무관중 행사 운영
‘CAC 글로벌 서밋 2020’
연사 관리 및 현장 진행 by 크리스앤파트너스
서울시는 지난 6월 1일부터 5일까지 5일간 ‘코로나 19 대응 협력과 연대를 위한 도시정부 시장회의’인 ‘CAC 글로벌 서밋 2020’을 온라인 국제회의로 개최하였습니다. 집합산업이면서 대면 네트워킹이 핵심이던 컨벤션 산업은 코로나19로 인해 행사 전면 개최 중단이라는 초유의 사태를 맞게 되었는데요. 이런 상황가운데서 서울시는 규모의 측면에서 보자면 거의 국내, 아니 어쩌면 세계적으로 최초에 해당할 수 있는 온라인 국제회의를 개최하게 되었습니다.
보통 온라인 회의라고 하면 흔히 Zoom이나 Webex와 같은 화상회의 플랫폼에서 실행되는 온라인 화상 회의를 쉽게 생각할 수 있는 데요. 이번 CAC 글로벌 서밋 2020은 서울시청내에 세트장을 마련하여 국내 연사(스피커)는 직접 세트장에 와서 회의에 참석하고 코로나19로 인해 참석이 불가능한 해외 연사들과 국내외 관중들은 온라인으로 접속하여 회의에 참석하는 하이브리드 이벤트 형태의 행사로 진행되었습니다.
행사에 대한 소개를 짧고 굵게 정리해놓은 영상이 있어 공유드립니다. 🙂
출처: 서울시 유튜브
영상에서 보시듯이 비대면 무관중 행사로서는 역대 최대 규모를 자랑하고 있습니다.
총5일에 걸쳐 15개의 세션을 진행하였고, 전체 156명의 연사(해외연사 86명)가 참가하여 전체 23시간에 걸쳐 진행되었습니다.
저희 크리스앤파트너스는 본 행사에서 연사 초청 및 관리 그리고 현장 운영을 담당하였습니다. 오프라인 회의에서 온라인 회의(웨비나)로 전환되는 추세 가운데 가장 중요한 역량 중 하나로 평가되는 것이 있다면 바로 ‘연사 초청 및 관리’ 영역일 것입니다.
온라인 회의는 언제 어디서든 온라인에 접속만 할 수 있으면 회의에 참가할 수 있게 때문에 연사 초청에 측면에서는 예전보다 상당히 일이 간편해졌다고 할 수 있습니다. 항공 숙박과 같은 로지스틱 관리도 없어 비용적으로도 상당히 절약되는 측면이 있고, 또 연사의 입장에서도 시차를 극복하며 대륙간을 오가면서 행사 전후 며칠씩 소모되는 일이 없어졌서 훨씬 부담이 줄었다고 볼 수 있습니다.
하지만 이런 반면에 또 더욱 긴장감을 요하는 부분은 바로 초청 연사 관리 영역입니다.
모든 것이 생방송으로 진행되는 온라인 회의 특성상 연사측의
온라인 커넥션 관리가 매우 중요한 역할을 하게 되었습니다.
위의 보시는 사진은 본 행사에서 가장 중요한 연사중 한명이었던 제러드 다이아몬드 교수님과 사전 테크니컬 리허설 장면입니다. 맨 오른쪽 화면에 빨간색 의상의 주인공이 바로 크리스앤파트너스에 김송이 이사님이신데요, 위에 언급한 모든 부분을 하나하나 꼼꼼히 챙겨가며 리허설을 통해 확인하는 모습입니다.
크리스앤파트너스는 다수의 웨비나/온라인 화상회의 운영 노하우를 바탕으로
‘화상회의 연사 관리 매뉴얼’을 구축하여
기술적 접속에서부터 화면상에 보여지는 연사분들의 촬영 각도나
조명밝기, 음향의 퀄리티, 시선처리와 발표자료 공유
등과 같은 세심한 부분까지 조금의 어려움과 어색함이 없도록 만전을 기하고 있습니다.
무관중 회의라 모든 시청자분들은 유튜브를 통해서 모든 세션을 시청하실 수 있으셨는데요, 물흐르듯 진행되는 모든 세션을 편안하게 시청하실 수 있으셨지만 사실 그 세션들을 위해 며칠간을 밤을 세며 일하시는 스텝분들도 있었다는 것 꼭 기억해주시기 바랍니다. 🙂
마지막으로 저희 크리스앤파트너스가 초청한 제러드 다이아몬드 교수님과 박원순 서울시장님의 대담 세션을 끝으로 포스팅을 마치고자 합니다.
총균쇠의 저자이기도한 제러드 다이아몬드 교수님은 대표적인 친한파로도 잘 알려져 있습니다. 꼭 한국에 다시 오고 싶다는 말씀도 하셨을 정도로 한국을 정말 사랑하시는 분이십니다.
이런 유명인사의 초청도 온라인 화상 회의 운영에 있어서 매우 중요한 부분입니다. 예전과 같이 한국에 와서 단발성으로 회의에 참석하고 끝나는 것이 아니라 온라인 회의의 장점이자 단점은 온라인 상에 그 세션이 계속해서 남아 있다는 것인데요, 이와 직결되는 점검포인트가 바로 저작권의 이슈입니다. 초청 당시부터 철저하게 저작권에 대해서 조율하지 않으면 나중에 분쟁이 발생할 가능성도 있다는 점 잊지마시기 바랍니다.
웨비나/온라인 행사를 준비하시면서 연사 초청과 관련해서도 필요한 부분이 있으시면 언제든 저희 크리스앤파트너스에 문의해주시기 바랍니다. 늘 고객을 위한 최상의 솔루션을 제공해드립니다.
온라인 회의 특성상 실시간으로 진행이 되기 때문에 예측할 수 없는 돌발상황이 생길 수도 있지만, 크리스앤파트너스의 전문 테크니션들은 만일의 상황에 항상 대비할 수 있도록 행사 시작 전부터 끝까지 현장에 상주하고 있습니다.
크리앤파트너스와 함께 행사 기획부터 함께하시면 성공적인 온/오프라인 행사를 개최하실 수 있습니다.
