연사 섭외 제대로 하는 노하우

연사 섭외 제대로 하는 노하우

안녕하세요 크리스앤파트너스 입니다.😊

벌써 11월 말을 향해 달려가고 있습니다. 연말이 다가오는 만큼 각종 이벤트와 행사들이 개최되며
다양한 분야의 국내외 연사들이 참여해 유익한 정보를 나누는 것을 볼 수 있는데요.
오늘은 연사들을 적재적소에 초청하며, 연사 섭외 시 주의해야 할 점들을 알아보려고 합니다.

행사의 가치 및 의미를 설득력 있게 소개하는 능력을 가진 연사를 섭외하는 것은 행사를 개최하는 데 있어서 아주 중요한 과정입니다. 어떤 연사가 오느냐에 따라 행사의 흥행과 성공이 좌우될 수 있기 때문이죠. 개최되는 행사에 적합한 연사를 찾았다 해도 제대로 된 전략과 커뮤니케이션이 없다면 초청하기 쉽지 않습니다. 많은 연사 대상자들을 알고 있는 것이 중요하며 여러 행사를 통해 생겨난 다양한 네트워킹을 가지고 있어야 보다 수월하게 연사 섭외 과정이 이루어지겠죠? 그래서 연사를 섭외하려면 활용 가능한 폭넓은 네트워크를 가진 전문 업체나 중재자의 도움이 필요합니다.

팬데믹을 지나며 하이브리드 형태의 회의를 많이 접할 수 있는데요. 그만큼 연사 섭외 시 온/오프라인으로 거쳐야 되는 과정들이 있습니다. 행사 형태 및 연사의 참여 방식에 따라 다양한 부분들을 관리해야 합니다. 연사가 온라인으로 행사에 참여한다면 원활한 진행에 집중해야 하며, 오프라인으로 참여시 의전 또한 더 신경을 써야합니다.

예를 들어 간단하게 한 번 살펴볼까요?

📍온라인
연설자가 컨퍼런스에 참석할 가능성을 높이기 위해 할 수 있는 가장 중요한 일 중 하나는 연사의 일정을 고려해 미리 섭외를 요청하는 것입니다. 대부분 연사들은 바쁜 일정을 가지고 있고, 특정 연사들의 달력은 더욱 빠르게 채워집니다. 만약 연사들을 초청하고 싶다면, 체계적인 행사 기획안과 충분한 시간을 두고 요청하는 작업에 들어가야 합니다. 특히, 국외 연사들을 초청할 계획이라면 더 많은 커뮤니케이션이 필요할 것입니다. 줌(Zoom)과 이메일과 같은 온라인 매체를 최대한 활용해 스케줄, 비용, 행사의 방향성 등을 충분한 대화를 나누고 여러 번의 회의를 거쳐 조정해야 합니다. 또한 원활한 라이브 방송을 위한 연사들과의 철저한 리허설을 통해 행사 당일 실수나 사고를 방지하는 것도 중요합니다.

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📍오프라인
강연자를 컨퍼런스에 초대할 경우, 필요에 의해 강연자의 숙박 및 차량 부분을 소속 기관에서 준비하는 것이 일반적입니다. 연사와 일정 관련 부분을 논의하며 호텔, 항공, 차량을 미리 예약 및 준비하며 일정에 차질이 생기지 않도록 주의하는 것이 좋습니다. 특히, 국외 연사를 초청하는 경우 사전에 연사의 출국 후 스케줄을 고려하여 의전 일정을 계획하고 필요에 따라 통역가, 보안 의원을 섭외해야 합니다. 연사와의 매끄러운 계약 진행을 위해 섭외하는 기관에서는 충분한 회의와 미리 예산을 확인하여 연사 섭외 및 의전 부분을 준비해야 합니다.

코로나 상황 속에서 행사를 진행해야 하는 경우가 생기다 보니, 이전보다 더 신경 써야 할 항목이 생겨났습니다.
바로 행사장의 방역관리입니다. 인원 제한 오프라인 행사나 하이브리드 행사를 개최할 경우 방역지침을 준수하며 행사를 진행해야 하는데요. 연사를 초청하게 되었을 때, 출입 시 체온 측정 및 출입 명부 작성 그리고 연사 대기실, 행사 주요 장소의 방역을 철저히 한다면, 주최 측도 연사도 안정적인 환경에서 행사를 진행할 수 있겠죠? 전문 방역 업체를 행사장에 의뢰하는 것도 좋은 방법 중 하나입니다.

메타콘 2021 (Metacon 2021)

메타콘 2021 (Metacon 2021)은 코로나19 팬데믹으로 인해 다각도로 발전할 온택트 시대에 발맞춰 시공간의 제약이 없는 ‘메타버스(Metaverse)’를 주제로 업계 선구자들을 초청해 메타버스 산업의 트렌드, 산업 전망에 관한 통찰력을 제공하는 기회의 장을 만들었습니다.

메타콘 2021 연사 목록 : 가종현 YG 엔터테인먼트 부사장, 김민구 LG U+ 서비스인큐베이션랩 담당, 류정혜 카카오 엔터테인먼트 전략 마케팅 그룹 부사장, 세바스찬 보르제 더 샌드박스 공동창립차 및 최고운영책임자, 레슬리 셰넌 노키 트렌드 스카우팅 책임자 등 업계 최고의 연사들

오늘은 연사 섭외에 대한 주제를 다뤄보았는데요. 연사 섭외의 과정들을 이해하실 수 있었나요? 전문성을 갖춘 이벤트를 위해 행사 주제에 관한 인문학적 소양을 갖춘 연사를 초청하려면 세심하고 체계적인 사항들이 요구되는 것을 알 수 있었습니다. 오늘 알려드린 과정들을 참고해 성공적인 섭외와 관계가 이루어지고 이벤트 산업의 수준이 더 향상되길 기원합니다.🙏

혹시 코로나19로 인해 온라인과 오프라인 병행으로 진행되는 하이브리드 이벤트를 기획 중이신가요? 크리스앤파트너스와 함께해보세요!
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행사 기획 단계부터 마무리까지 최상의 성과를 낼 수 있도록 맞춤형 서비스를 제공합니다.

크리스앤파트너스는 예산, 타겟, 목적 등 고객의 니즈를 충족함과 동시에
가치 중심의 지식 콘텐츠를 전달할 수 있는 국내외 유능한 연사를 섭외하고 관리하는 솔루션을 제공합니다.
해외 연사 담당자는 연사 섭외부터 행사의 끝까지 원활한 커뮤니케이션을 통해
연사를 관리하여 비즈니스 이벤트 목표를 실현해왔습니다.