연말의 하이라이트, 시상식과 기업행사 기획 A TO Z

안녕하세요 크리스앤파트너스입니다.😊

연말 하면 무엇이 먼저 떠오르시나요? 연말 분위기물씬 나는 크리스마스, 트리, 화려한 조명 등과
연말의 마지막을 장식하는 각종 행사들과 시상식을 떠올릴 수 있겠습니다.🏆
엔터테인먼트 영역부터 시작해서 여러 기업들까지 한 해 동안 성실히 달려온 서로를 격려하고 기념하기 위해
연말 행사와 시상식을 개최하는 것을 볼 수 있는데요. 오늘은 연말의 하이라이트인 시상식과 기업행사 기획에 대해 알아보겠습니다.

다양한 종류의 기업행사와 시상식

기업행사는 기업의 내부/외부에서 특정한 목적을 위해 진행되는 행사를 의미합니다. 행사의 목적, 종류와 범위 등에 따라 기획의 수준 및 규모와 비용은 차이가 있습니다. 간단히 진행자만 섭외하여 진행하는 소규모 행사부터 소품과 장소, 장비 및 인력까지 대단위로 진행되는 대행사까지 다양한 행사가 있는데요. 행사 종류와 예산에 맞게 기업행사 전문 기업과 협의하여 진행하기도 합니다. 종류는 크게 아래와 같이 분류할 수 있습니다.

1. 공식행사
기업의 새로운 명분이나 주요한 기념과 존중의 자리를 마련하는 특별한 행사로써 상황과 규모 및 목적에 맞는 세련되고 품격 있는 특별한 기획이 필요한 행사입니다. 일반적인 행사로는 창립기념식, 비전선포식, 컨퍼런스, 준공식, 기공식, 이취임식, 위촉식, 현판식, 개소식 등이 있습니다.

2. 시상식
시상식을 개최하는 주된 이유는 특정 개인의 성취에 대한 감사를 보여주기 위함입니다. 따라서 시상식은 기업이나 특정 영역에 동기부여와 격려의 문화를 조성할 수 있으며 또한 훌륭한 홍보 도구로 사용될 수 있습니다. 시상식은 크게 2가지 종류로 나누어 볼 수 있는데요. 내부 시상식은 일반적으로 학교 내에서 혹은 회사 직원을 대상으로 진행되며 “올해의 직원상” 또는 “ㅇㅇ회사상 최우수 영업 사원상”과 같은 직함이 있습니다. 또한 외부 시상식은 종종 전체 산업에 초점을 맞추고 있으며 “그래미 어워드”와 “골든 글로브 어워드”와 같은 시상식을 생각하면 되겠습니다.

3. 워크샵/연수
임직원이 주체가 되며 행사의 대상이 되는 기업 내부의 행사로써 임직원의 화합과 단합의 회사 분위기 개선을 목적으로 하는 임직원 재충전 및 힐링 성격의 행사 또는 리더십 및 특정 주제 토론 발표 등의 교육 연수 성격의 행사가 있습니다. 때로는 교육 연수 워크샵(워크숍)과 즐기는 만찬 행사 등을 함께 진행하기도 합니다. 세부적인 행사 종류로는 창립행사, 전진 대회, 등반대회, 사업설명회, 송년회/신년회, 종무식/시무식, 워크샵(워크숍), 조직캠프, 임직원 골든벨 등이 있습니다.

4. 프로모션 행사
제품의 판촉행사 또는 브랜드의 이미지 제고를 위한 홍보 이벤트성 행사로 주로 외부의 고객이나 기업들을 대상으로 합니다. 다양한 형태의 마케팅 분야 중에서 특히 대상자들과 현장에서 직접 만나는 행사이므로 행사 종류에 맞는 기획의 전문성, 운영인력, 제작물, 부스, 음향/조명장비 등 행사 전문성이 특히나 중요한 행사입니디. 행사 목적에 따라 사업설명회, 신제품발표회, 조인식/협약식, 기자간담회, 오픈행사, 경매행사, 게릴라행사, 런칭쇼, 프로모션 이벤트 등으로 구분할 수 있습니다.

5. 파티/페스티벌
기업이나 단체가 조직의 결속을 견고히 하고 친목을 다지기 위해서 내외부인을 대상으로 축제 형식으로 진행되는 행사로써 요즘은 유연하고 창의적인 기업문화 전파를 위해서 창립기념식이나 송년회 등이 이와 같은 파티/페스티벌 형식으로 많이 기획되고 있습니다. 주로 비즈니스파티, 와인파티, 야외파티, 송년파티 등이 있습니다.

이벤트 전문 업체가 하는 역할

💡 행사기획
▪ 고객사와 상담하여 기업행사 기본 요건 파악
▪ 행사 목적 및 예산에 맞는 행사의 장소, 대상, 규모와 상호 역할 협의 결정
▪ 행사의 가치 및 의미를 설득력 있게 소개할 수 있는 연사/진행사 섭외
▪ 특별히 주의해야 할 기업 또는 경영진 및 행사 대상 특성에 대한 대비
▪ 세부 행사 기획서 (예상 이미지 및 예산 포함) 작성 전달

💡행사 준비
▪ 준비 일정에 맞는 진척 상황 체크 및 지원
▪ 무대, 음향, 조명, 특수효과, 세레모니, 렌털 설치 등의 시스템 설치
▪ 연주공연, 레크리에이션, 내레이터 섭외 및 일정 확보
▪ VIP 연사 의전 사항 체크
▪ 행사 전 꼼꼼한 리허설을 통한 현장 라이브 준비
▪ 날씨 및 불참자 등에 대한 플랜B 마련

💡행사 진행
▪ 진행 순서에 맞는 매니지먼트 역할
▪ 전체적인 진행을 모니터링하면서 불안 요소에 대한 지원
▪ 플랜B 진행 필요에 대하여 기업 담당자와 협의

💡 사후관리-행사장 철거
▪ 행사 이전의 상태로 원상복구
▪ 행사 이후 참석자에게 이메일 발송 및 관계 형성
▪ 행사 참석자 및 관계자에게 장소의 만족도, 시스템 빌드업 등과 같은 피드백 받기

C&P 기업행사 기획/운영 예시

1. 2021 ACIIA 감사(위원) 포럼 및 한국감사인대회

위드 코로나 이후 진행된 하이브리드 행사2021 ACIIA 감사(위원) 포럼 및 한국감사인대회는 ‘Beyond Change; Leading Through a Crisis’ 라는 주제로 2021년 11월 18일~19일 제주 메종 글래드 호텔에서 개최했습니다. 하이브리드로 진행된 이벤트로, 현장에 방문한 참가자는 철저한 방역수칙을 준수하며, 약 300명이 넘는 현장 참가자들과 교류할 수 있었으며 해외 연사와 온라인 참관객은 ZOOM을 통해 참석했습니다. 크리스앤파트너스는 테크니컬 이슈로 발생할 수 있는 문제들을 사전에 철저한 리허설을 통해 대비하며 현장과의 이질감을 최소화하여 편안한 분위기 속에서 하이브리드 행사를 진행할 수 있었습니다.

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2. 2021 라이나생명 34주년 창립기념행사 온라인 이벤트

올해로 34주년을 맞이한 라이나 생명 창립기념행사는 코로나19로 인해 비대면/온라인으로 진행되었습니다. 행사는 2021년 4월 23일 DSM 스퀘어 아트홀에서 진행되었으며, 현장에는 행사 사회자, 경연 참가자들이 방문했습니다. 라이나 생명 임직원 약 800명은 줌을 통해 함께 실시간으로 상호작용하며 팝 퀴즈풀이, 복면끼왕 경연 대회, 럭키드로우 등 다양한 프로그램을 진행했습니다. 메인이벤트였던 복면끼왕은 사전 여러 번의 음향, 영상, 악기 리허설 등을 통해 참가자들의 진행을 원활하게 도왔으며, 행사 당시 음악방송 못지않은 영상미를 연출하며 시청자들의 큰 호응을 이끌어내며 진행되었습니다.

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3. 2020 LG Air Solution Digital Press Conference

2020 LG Air Solution Digital Press Conference는 코로나 시대에 맞춰 2020년 9월 28일에 MEA 지역 기자들을 대상으로 신제품을 소개하는 온라인 프레스 컨퍼런스로 진행되었습니다. 크리스앤파트너스는 현장 스튜디오 조성뿐만 아니라 온라인 컨퍼런스인 점을 감안하여 안정적인 스트리밍 환경을 구현했습니다. 또한 온라인 이벤트에 최적화된 시스템 구성과 온라인 출연진들과의 사전 리허설을 통해 인터넷 환경 등을 체크했으며 안전한 행사 진행을 위해 행사장 방역뿐만 아니라 스태프 및 출연진 모두 개인 방역을 철저히 하며 행사를 진행했습니다.

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4. 2020 넷마블 A3 스틸얼라이브(A3: Still Alive) 미디어 쇼케이스

넷마블의 2020년 기대작 A3 스틸얼라이브 쇼케이스가 2020년 1월 22일 서울 드래곤시티호텔에서 진행되었습니다. 주최 측과의 현장 답사를 통해 일반 현수막으로 표현하기 어려운 컬러감 및 세부적인 이펙트 효과를 완벽하게 표현하기 위해 새로운 재질의 원단과 잉크를 사용하여 A3: Still Alive의 화려한 그래픽을 구현할 수 있는 현수막을 제작했습니다. 미디어 쇼케이스 예산 절감을 위해 주최 측에서 제안한 음향 스피커의 당일 현장 세팅 시 음향 품질에 대한 불만족으로 스피커 변경 요청을 하였고 크리스앤파트너스는 그간의 시스템 관련 노하우로 문제 발생을 대비한 예비 장비를 준비하여 빠른 대응을 할 수 있었습니다. 2018년 10월 ‘블레이드&소울 레볼루션’ 기업행사에 이어 크리스앤파트너스는 (주)넷마블과 함께하는 두 번째 기자간담회 기업행사로 주최 측의 성향과 특성을 잘 파악하여 미디어 쇼케이스를 원활하게 진행할 수 있었습니다.

2020 넷마블 A3 스틸어라이브 미디어 쇼케이스 포트폴리오 보러가기 CLICK

오늘은 행사와 시상식의 종류 및 기획 과정을 알아보았습니다. 기업행사(및 시상식)를 기획하려면 여러 가지 단계를 거쳐야 될 뿐만 아니라 과정 속에서 섬세하게 신경 써야 할 부분들이 있다는 걸 알 수 있었습니다. 12월이 다가오면서 주변에서 다양한 행사를 볼 수 있을 것 같은데요. 2021년을 따뜻하게 마무리하며 성공적인 행사를 기획하고 있다면 전문성을 갖춘 업체의 역할과 도움을 받는 것도 좋은 방법이 될 것 같습니다.🎄

혹시 코로나19로 인해 온라인과 오프라인 병행으로 진행되는 하이브리드 이벤트를 기획 중이신가요? 크리스앤파트너스와 함께해보세요!
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행사 기획 단계부터 마무리까지 최상의 성과를 낼 수 있도록 맞춤형 서비스를 제공합니다.
크리스앤파트너스는 예산, 타겟, 목적 등 고객의 니즈를 충족함과 동시에
가치 중심의 지식 콘텐츠를 전달할 수 있는 국내외 유능한 연사를 섭외하고 관리하는 솔루션을 제공합니다.
해외 연사 담당자는 연사 섭외부터 행사의 끝까지 원활한 커뮤니케이션을 통해
연사를 관리하여 비즈니스 이벤트 목표를 실현해왔습니다.

Chris & Partners

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