안녕하세요, 크리스앤파트너스입니다! 😊
갑자기 컨퍼런스 담당자가 되어버린 경험, 혹시 있으신가요? 처음에는 막막하지만, 핵심 순서를 알면 길이 보입니다.
오늘은 기업 컨퍼런스 기획 시 반드시 알아야 할 10가지를 우선순위 순으로 정리했습니다.
1. 행사의 목적과 목표를 먼저 정의하세요
모든 기획의 출발점. 목적이 불분명하면 이후 모든 의사결정이 흔들립니다.
• 정보 공유형 / 네트워킹형 / 브랜딩형 중 유형을 먼저 결정
• 측정 가능한 KPI 설정 (예: 참가자 200명, 언론 보도 10건)
💡 경영진·부서장과 사전 합의 필수 — 담당자 혼자 정한 방향은 번복되기 쉽습니다.
2. 예산은 항목별로 세우고 예비비를 꼭 확보하세요
MPI 가이드라인 기준, 전체 예산의 10~15%는 예비비로 책정하세요.
• 장소 대관료 (전체의 20~30%) · 식음료 · 연사비 · AV 장비
• 인쇄물·홍보·운영 인력·예비비 항목을 빠짐없이 산정
💡 Notion·Asana·엑셀로 예산 시트를 만들어 실시간 집행 현황을 추적하세요.
3. 행사 규모에 맞는 장소를 목적 확정 직후 선정하세요
장소는 참가자 첫인상을 결정합니다. 인기 장소는 수개월 전에 마감됩니다.
• 수용 인원(예상 참가자 ×120%) · 교통 접근성 · AV 인프라 확인
• 케이터링 반입 가능 여부 · 부대시설(휴게·분과 회의실) 확인
💡 반드시 계약 전 현장 답사(Site Inspection)를 진행하세요.
4. D-Day 역산 일정표를 작성하세요
행사 당일을 D-Day로 잡고 역순으로 계획하는 Backward Planning이 업계 표준입니다.
• D-90 목적·예산 확정 → D-60 홍보·등록 오픈 → D-30 AV·케이터링 계약
• D-7 운영 매뉴얼 배포 → D-1 리허설 → D-Day 행사 진행
💡 Google Sheets·Notion 공유 문서로 관리해 팀 전체가 실시간 확인하도록 하세요.
5. 프로그램 흐름을 먼저 설계하고 연사를 섭외하세요
연사 먼저 → 프로그램 끼워 맞추기는 대표적인 실수입니다.
• 오프닝 → 기조 발표 → 세션 1·2·3 → 네트워킹·패널 → 클로징 순 설계
• 세션 간 휴식 15~20분 필수 / 강연료·저작권·통역 여부 사전 확인
6. 참가자 등록 시스템을 체계적으로 구축하세요
엑셀 수작업은 중복·누락 오류를 유발합니다. 전문 플랫폼을 활용하세요.
• Eventbrite 등 등록 플랫폼 → 확인 이메일 자동 발송 설정
• QR코드 체크인 연동 / 참가 유형(일반·VIP·언론) 및 식이 제한 사전 파악
💡 마감 후에도 VIP·언론사용 현장 등록 프로세스를 별도로 준비하세요.
7. AV 장비와 기술 운영 계획을 세부적으로 수립하세요
현장 트러블 1위는 음향 피드백·화면 오류 등 기술 문제입니다.
• 무대 배치 도면 · 마이크 종류·수량 · 노트북 연결 방식 사전 확정
• 라이브 스트리밍 여부 · AV 업체와 최소 2회 사전 미팅 · 리허설 필수
8. 홍보와 참가자 커뮤니케이션을 일정에 맞춰 계획하세요
다각적 채널을 타임라인에 따라 순차적으로 집행하세요.
• D-90~60 Save the Date → D-60~45 초청장·등록 링크 배포
• D-14·D-3 리마인더 → 전날 현장 안내 → 행사 후 3일 내 감사 이메일
💡 SNS는 카운트다운 형식으로 기대감을 조성하고 해시태그를 통일하세요.
9. 운영 매뉴얼과 플랜 B를 반드시 준비하세요
연사 취소·장비 불량·기상 악화 등 변수는 언제든 생깁니다.
• 협력 업체 비상 연락처 · 시간대별 런닝오더 · 스태프 역할 분담표
• 비상 시나리오(연사 불참·정전·의료 응급) 사전 문서화
10. 행사 후 평가와 사후 관리까지 기획의 일부입니다
행사가 끝나도 기획은 계속됩니다. 사후 관리가 다음 행사의 기반이 됩니다.
• 행사 후 24~48시간 내 만족도 설문 발송 (10문항 이내)
• 발표 자료·영상 공유 · 결산 보고서 작성 · 개선점 문서화
✅ 컨퍼런스 기획 10단계 체크리스트
아래 항목을 하나씩 체크하며 진행하세요.
☐ 01. 목적·목표 설정 — 행사 유형·KPI 확정, 경영진 합의 완료
☐ 02. 예산 수립 — 항목별 예산 배분, 예비비 10~15% 확보
☐ 03. 장소 선정 — 현장 답사 완료, 계약 체결
☐ 04. 일정표 작성 — D-Day 역산 일정표 작성 및 팀 공유
☐ 05. 연사·프로그램 — 프로그램 흐름 설계, 연사 섭외 및 계약
☐ 06. 등록 시스템 — 등록 플랫폼 설정, 자동 확인 이메일 설정
☐ 07. AV 기술 운영 — AV 업체 계약, 리허설 일정 확정
☐ 08. 홍보·커뮤니케이션 — 홍보 채널·타임라인 계획 수립 및 집행
☐ 09. 운영 매뉴얼 — 런닝오더·비상 시나리오 문서화 완료
☐ 10. 사후 관리 — 만족도 설문·결산 보고서·개선점 정리
마치며
10가지 단계를 차근차근 밟아나가면 처음 맡은 담당자도 반드시 멋진 행사를 만들어낼 수 있습니다. 기업 컨퍼런스 기획이 부담스럽거나 전문가 도움이 필요하시면 크리스앤파트너스에 언제든 문의해 주세요. 😊
