안녕하세요, 크리스앤파트너스입니다! 🎉
행사를 기획하다 보면 ‘이번엔 완벽하게 준비했다!‘고 생각하는 순간, 예상치 못한 문제가 터지는 경우가 종종 있습니다.
저희가 행사를 운영해오면서 반복적으로 발견한 패턴이 있는데요.
오늘은 행사 기획자들이 가장 자주 저지르는 실수 7가지를 콕 짚어드리겠습니다.
지금 행사를 준비 중이시라면 체크리스트처럼 활용해보세요! ✅
❶ 목표 설정 없이 ‘일단 시작’부터 하는 것
행사 기획에서 가장 흔한 실수는 KPI(핵심성과지표)나 명확한 목표 없이 장소 섭외와 일정 잡기부터 시작하는 것입니다.
행사의 목적이 ‘브랜드 인지도 향상’인지, ‘리드 발굴’인지, ‘내부 임직원 동기부여’인지에 따라 프로그램 구성, 연사 선정, 장소 선택이 완전히 달라집니다.
✔ 체크포인트 | 행사 기획서 첫 줄에 ‘이 행사의 성공은 ___으로 측정한다’고 반드시 명시하세요.
❷ 예산 계획을 너무 낙관적으로 잡는 것
행사 예산에서 빠뜨리기 쉬운 항목들이 있습니다. 장소 대관료, 케이터링은 챙기면서도 통역 장비 임대, 보험, 폐기물 처리, 초과 인력비, 긴급 예비비 등을 누락하는 경우가 많습니다.
미국이벤트기획협회(MPI, Meeting Professionals International)에 따르면, 경험 있는 기획자도 예비비로 전체 예산의 10~15%를 반드시 확보하도록 권고하고 있습니다.
✔ 체크포인트 | 예산표 마지막 항목에 ‘예비비(10~15%)’를 필수 라인으로 넣으세요.
❸ 현장 리허설을 생략하거나 축소하는 것
특히 하이브리드 행사에서 자주 발생하는 실수입니다. 온라인 송출 환경, 마이크 음량, 화면 전환 등 현장에서만 확인할 수 있는 요소들이 너무 많습니다.
크리스앤파트너스가 진행한 행사들에서도 리허설 단계에서 발견된 문제들이 실제 행사 당일 대형 사고를 막아준 사례가 여러 차례 있었습니다. 특히 아프리카 지역 연사가 참여한 제4회 아프리카 무예회의(2021년)에서는 현지 네트워크 불안정 문제를 사전 리허설로 파악하고 플랜 B까지 준비해두었기에 실제 접속 장애 상황에서도 유연하게 대처할 수 있었습니다.
✔ 체크포인트 | 행사 전날 또는 당일 오전, 반드시 풀 리허설을 진행하세요.
❹ 참가자 경험(UX)보다 ‘프로그램 채우기’에 집중하는 것
세션을 빽빽하게 채운 일정표가 좋은 행사의 기준이 아닙니다. 행사 참가자들이 실제로 원하는 것은 ‘연결’과 ‘경험’입니다.
하버드 비즈니스 리뷰(HBR)에서도 이벤트 참가자 만족도는 프로그램의 수보다 네트워킹 시간과 상호작용의 질에 더 강하게 영향을 받는다고 강조합니다.
✔ 체크포인트 | 전체 일정의 20~30%는 참가자 간 네트워킹 또는 자유 시간으로 확보하세요.
❺ 비상 대응 계획(플랜 B)을 준비하지 않는 것
연사 불참, 기술 오류, 날씨 변수, 장소 문제… 행사 현장에서 예상치 못한 상황은 언제든지 발생합니다. 그런데도 플랜 B 없이 행사를 진행하는 경우가 여전히 많습니다.
국제 행사 관리 표준(ISO 20121, 지속가능한 이벤트 관리 시스템)에서도 리스크 평가와 비상 계획 수립을 행사 기획의 필수 단계로 규정하고 있습니다.
✔ 체크포인트 | 각 세션별로 ‘연사 불참 시’, ‘기술 오류 시’ 2가지 이상의 대응 시나리오를 사전에 문서화하세요.
❻ 홍보와 참가자 모집을 너무 늦게 시작하는 것
‘장소도 정했고 연사도 섭외했으니 이제 홍보하면 되지’라고 생각하는 순간이 이미 늦은 타이밍인 경우가 많습니다. 특히 유료 컨퍼런스나 대규모 행사는 최소 8~12주 전부터 참가자 모집을 시작하는 것이 일반적입니다.
PCMA(Professional Convention Management Association)의 가이드라인에 따르면, 얼리버드 등록 마감일을 행사 6~8주 전으로 설정하는 것이 참가율 극대화에 효과적이라고 합니다.
✔ 체크포인트 | 행사 날짜가 확정되는 순간, 홍보 일정표도 함께 확정하세요.
❼ 행사 후 팔로업(Follow-up)을 하지 않는 것
행사가 끝나면 모든 것이 끝난 것처럼 느껴지지만, 사실 행사의 성과는 그 이후에 만들어지는 경우가 많습니다. 참가자 만족도 조사, 감사 이메일, 발표 자료 공유, 하이라이트 영상 배포 등은 다음 행사를 위한 중요한 자산이 됩니다.
Eventbrite의 연구에 따르면, 행사 종료 24시간 이내에 팔로업 이메일을 발송할 경우 참가자의 재참여율이 평균 40% 이상 높아진다고 합니다.
✔ 체크포인트 | 행사 기획 단계에서 팔로업 일정과 담당자를 미리 지정해두세요.
마치며
7가지 실수, 모두 공감되는 항목이 있으셨나요? 😊
위에서 소개한 실수들은 경력과 관계없이 누구든 빠질 수 있는 함정입니다. 중요한 것은 ‘알고 있는 것’이 아니라 ‘체크하는 습관’입니다. 다음 행사를 준비하실 때 이 글이 작은 체크리스트가 되길 바랍니다.
크리스앤파트너스는 온라인 · 오프라인 · 하이브리드 행사 기획부터 운영까지 풍부한 경험과 전문성으로 함께합니다. 행사 준비 중에 고민이 생기신다면 언제든지 문의해 주세요! 💬
📚 출처
• MPI (Meeting Professionals International): https://www.mpi.org
• PCMA (Professional Convention Management Association): https://www.pcma.org
• ISO 20121 지속가능한 이벤트 관리: https://www.iso.org/standard/54552.html
• Harvard Business Review – Events & Networking: https://hbr.org/topic/subject/meetings
• Eventbrite Event Marketing Report: https://www.eventbrite.com/blog/event-marketing
• 크리스앤파트너스 공식 웹사이트: https://chrisandpartners.co
