찾아도 안 나오는 공공기관/정부 행사 기획에 관하여
안녕하세요 크리스앤파트너스입니다.😊
달력을 보면 이제 올해도 3주 정도밖에 남지 않았습니다. 올해 진행했던 행사들을 떠올려보면 다양한 행사들이 있었는데요.
오늘은 그중에서 공공기관/정부를 기반으로 개최되는 행사에 대해 알아보려고 합니다.
공공기관의 목적과 가치가 무엇인지, 어떻게 행사를 기획하는지에 대해 함께 보도록 하겠습니다.
공공기관과 기업행사의 차이점
공공기관과 기업은 설립 목적이 다른 만큼 행사를 개최하는 목적과 추구하는 가치 또한 차이가 있습니다.
공공기관의 경우 공적인 이익을 위한 가치 전달 위주로 행사를 개최하고, 기업은 사적인 이익과 목적을 위해 행사를 개최합니다.
기획적인 측면에서 보면, 마케팅을 할 경우 공공기관은 산업적 느낌보다는 아카데믹한 이미지에 중점을 두고 정보를 전달합니다.
반면, 기업은 참여율을 높이고 홍보에 비중을 두며 이벤트(사은품 증정)를 여는 데 있어서 큰 제약은 없습니다.
또한, 타겟팅(Targeting)에서도 다른 점을 발견할 수 있는데요. 기업은 사적인 이익을 창출하는 데 무게를 두기 때문에 행사에 알맞은 특정 타겟층을 정해두고 홍보를 합니다. 하지만 공공기관은 특정 타겟이 아닌 어린아이부터 노인들까지 폭넓은 계층의 사람들을 불러 모으는 것이 공공분야 행사에선 중요한 요소이기 때문에 특정 타겟만을 맞춘 홍보를 위한 뉴미디어를 통한 것보다 불특정 다수에게 무차별적인 노출을 하는 전통 미디어인 티비, 신문을 통한 홍보 수단을 사용하기도 합니다.
공공기관 행사는 이렇게 기획합니다
공공기관 행사를 기획하는 과정은 다른 행사를 기획하는 과정과 비슷하다고 볼 수 있습니다.
다만, 가장 큰 차이는 ‘입찰 방식’으로 볼 수 있는데요.
공공기관의 경우 행사 일정과 계획을 공적인 공간에서 공유 및 공지해야 하며 대부분 공공기관에서는 입찰 방식을 통해서 행사 운영사를 결정합니다. 주로 이 방법으로 제안과 계약이 이루어지면 이 외에 행사를 기획하는 과정은 다른 행사와 유사합니다. 반면, 기업행사의 경우 이벤트 기획/운영 회사가 먼저 행사 기획을 제안해도 되고, 기업 측에서 먼저 기획/운영 회사에 행사 기획을 제안할 수 있으며 이후에 행사 계약 및 구매가 성사됩니다.
행사 기획 과정은 다음과 같이 볼 수 있습니다.
💡 행사기획
▪ 고객사와 상담하여 기업행사 기본 요건 파악
▪ 행사 목적 및 예산에 맞는 행사의 장소, 대상, 규모와 상호 역할 협의 결정
▪ 행사의 가치 및 의미를 설득력 있게 소개할 수 있는 연사/진행사 섭외
▪ 특별히 주의해야 할 기업 또는 경영진 및 행사 대상 특성에 대한 대비
▪ 세부 행사 기획서 (예상 이미지 및 예산 포함) 작성 전달
💡행사 준비
▪ 준비 일정에 맞는 진척 상황 체크 및 지원
▪ 무대, 음향, 조명, 특수효과, 세레모니, 렌털 설치 등의 시스템 설치
▪ 연주공연, 레크리에이션, 내레이터 섭외 및 일정 확보
▪ VIP 연사 의전 사항 체크
▪ 행사 전 꼼꼼한 리허설을 통한 현장 라이브 준비
▪ 날씨 및 불참자 등에 대한 플랜B 마련
💡행사 진행
▪ 진행 순서에 맞는 매니지먼트 역할
▪ 전체적인 진행을 모니터링하면서 불안 요소에 대한 지원
▪ 플랜B 진행 필요에 대하여 기업 담당자와 협의
💡사후관리-행사장 철거
▪ 행사 이전의 상태로 원상복구
▪ 행사 이후 참석자에게 이메일 발송 및 관계 형성
▪ 행사 참석자 및 관계자에게 장소의 만족도, 시스템 빌드업 등과 같은 피드백 받기
공공기관 행사 외에 기업 행사와 시상식은 어떻게 운영되는지 궁금하시다면 아래의 링크를 통해 확인하실 수 있습니다.
👀기업행사와 시상식 기획 과정 한눈에 보러 가기👀
C&P 공공/정부기관 행사 사례
1. 유네스코 2020 세계무형문화유산포럼
국립무형유산원과 유네스코 아태무형유산센터에서 주최한 2020 세계무형문화유산포럼은 4회에 걸쳐 진행한 유네스코 웨비나 시리즈에 이어, ‘인간, 자연, 그리고 무형문화유산’이라는 주제 아래 포스트 코로나 시대의 해법으로서 무형문화유산을 조명하기 위해 2020년 9월 23일~25일에 개최된 온라인 화상회의입니다. 본 행사는 3일에 걸쳐 진행되었으며 현장에 참석하는 연사들을 위한 무대를 설치하고 운영하는 하이브리드 행사였습니다.
크리스앤파트너스는 현장 참석 연사뿐만 아니라, 미주 지역과 유럽, 미크로네시아, 케냐, 일본 등 전 세계 12개국 20여 명의 연사들이 참석하여 지속적인 커뮤니케이션을 통해 스케줄 매니징을 하였고, 원활한 웨비나 운영을 위한 기술적 점검을 포함하여 총 3번의 사전 리허설을 진행하였습니다. 누적 조회 수 약 7천 회를 달성하며 (Youtube, 09/29 기준) 2020 세계무형문화유산포럼을 성공적으로 기획 및 운영하였습니다.
2. 2020 서울평화대화
2020년 11월 17일 진행되었던 2020 서울평화대화는 서울특별시와 서울연구원에서 주최하였으며 대한민국의 중심 그리고 평화의 도시 서울에서 ‘인간안보와 평화’를 주제로 기획되었습니다. 코로나 19 팬데믹으로 인해 360° LED로 조성된 서울시민청 서울 온 스튜디오에서 비대면으로 진행되었고, 전 세계 10개국, 24명의 전문가들의 폭넓은 인사이트를 유튜브 시청자들과 함께 공유하며 성공적으로 진행되었습니다. 서울평화포럼은 스튜디오의 360° LED 화면과 다양한 각도의 카메라를 활용하여 시각적인 연출을 극대화하였습니다. 크리스앤파트너스는 온라인 세미나 운영, 스튜디오 조성, 연사 관리까지 진행하며 웨비나를 성공적으로 진행했습니다.
3. Walk21 서울 국제 보행컨퍼런스
서울특별시와 Walk21의 공동 주최로 개최된 Walk21 서울 국제 보행 컨퍼런스는 ‘스마트 보행 도시 서울’이라는 슬로건 하에 2021년 5월 26일~28일 총 3일간 유튜브를 통해 라이브 송출 및 하이브리드 형태로 진행되었습니다. 2021년 4월 새로 개관한 동대문 디자인 플라자 화상회의 스튜디오에서 컨퍼런스가 진행됨에 따라 크리스앤파트너스는 하이브리드 형태의 컨퍼런스를 진행하기 위한 추가 장비 및 시스템을 사전에 파악, 구축하여 컨퍼런스를 진행했습니다.
크리스앤파트너스는 한국을 비롯해 아시아, 유럽, 미주권에서 접속하는 약 70명의 연사와 참가자의 시차를 고려하여 세션을 구성했으며 참가자의 편의를 고려하여 국/영문 행사 홈페이지를 구축하여 시차별 프로그램, 프로그램 디테일, 연사 페이지, 서울 홍보 페이지 등을 구축했으며 보다 많은 참가자 모집을 위해 사진 공모 이벤트를 진행했습니다. 그 결과 약 1천 명의 사전 등록자와 온라인 생중계 유튜브 누적 조회수 5,500회를 기록하며 성공적으로 행사를 개최했습니다.
4.제1회 서울 평화싱크탱크 국제컨퍼런스(SPIC 2021)
제1회 서울 평화싱크탱크 국제컨퍼런스 (SPIC 2021)는 ‘도시와 세계, 평화와 공존의 길’을 주제로 서울특별시가 주최하고 서울 연구원이 주관하여 2021년 11월 8일~9일 총 2일간 진행되었습니다. 지난해 2020 서울평화대화를 시작으로 크리스앤파트너스는 올해도 서울특별시와 함께 제1회 서울 평화싱크탱크 국제컨퍼런스 (SPIC 2021)의 행사 기획, 연사 관리, 행사장 조성 및 운영까지 성공적으로 진행하였습니다.
하이브리드로 진행된 국제회의로, 사전에 철저한 테크니컬 리허설을 통하여 행사 당일 사전 접속 환경 체크 등 온라인으로 참석하는 해외 연사의 참석에도 끊김 현상 없이 원활한 발표 및 토론을 진행하였습니다. 또한 다양한 사전 이벤트들을 기획하여 시청자들로 하여금 유튜브를 통해 다양한 참가자들과 함께 Q&A 세션을 진행할 수 있도록 홍보하였으며, 약 1,000명의 동시 접속자 수와, 유튜브 누적 조회 수 1,500회를 기록하며 성공적으로 행사를 개최했습니다.
평소에는 기업 행사와 공공기관/정부 행사에 대해 생각해 보지 못했었는데요. 오늘 주제를 다루며 공공기관/정부 행사의 가치와 기획 과정에 대해서 알아볼 수 있었습니다. 위의 예시로 나온 행사들처럼 공공기관 행사 속 공적인 가치 창출에 더욱 관심을 두는 것도 좋을 것 같습니다.😉
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해외 연사 담당자는 연사 섭외부터 행사의 끝까지 원활한 커뮤니케이션을 통해
연사를 관리하여 비즈니스 이벤트 목표를 실현해왔습니다.
