케이스 스터디: Polygon Aggregation Summit 2024 — 방콕, 1,000명+ · 50개+ 프로그램

클라이언트: Polygon Labs

행사: Aggregation Summit 2024

일자: 2024년 11월 10–11일

베뉴: True Digital Park West, 방콕

규모: 참가자 1,000명+ · 이틀간 50개+ 동시 진행 프로그램

스코프: Polygon의 APAC 오프라인 행사 대행사로서 행사 전체 구축·현장 운영

브리프

Polygon Labs는 2024년 APAC 최대 규모 행사를 목표로, 방콕에서 'aggregation' 테제를 중심으로 한 이틀짜리 서밋을 기획했습니다. 단일 트랙 컨퍼런스가 아니라 50개 이상의 프로그램(세미나, 패널, 피치 세션, 파트너 부스, DJ 공연, 체스 토너먼트, 러닝 클럽, 요가, 마사지)이 동시에 돌아가는 페스티벌형 구성에 1,000명 이상이 모이는 행사였습니다. 크리스앤파트너스는 Polygon의 APAC 오프라인 행사 대행사로서 이를 처음부터 끝까지 구축·운영했습니다.

챌린지

50개가 넘는 프로그램이 동시에 돌아간다는 것은 일반 컨퍼런스와는 차원이 다른 운영 난도입니다. 모든 트랙이 관심·공간·인력을 두고 경쟁하고, 일정 충돌 하나나 한 무대의 지연이 전체 현장으로 번집니다. 여기에 클라이언트의 로컬 팀이 없는 시장에서의 베뉴, 국제 청중, 이틀의 런타임까지 더해지면 허용 오차는 급격히 좁아집니다. 서밋의 성패는 한 번의 하이라이트가 아니라, 이틀 내내 수십 개의 요소가 동시에 제자리에 떨어지는지에 달려 있었습니다.

접근

전 과정 구축·운영. Polygon의 APAC 오프라인 행사 대행사로서 준비 단계부터 현장 실행까지 모든 단계를 관리했습니다 — 기획서가 아니라 구축과 운영 자체를 책임졌습니다.

대규모 프로그래밍. 50개+ 동시 프로그램을 하나의 일관된 이틀 경험으로 엮었습니다. 진지한 콘텐츠(세미나·패널·피치)와 문화·커뮤니티 요소(DJ·체스·러닝 클럽·요가·마사지)의 균형을 맞춰, 일정표가 아니라 페스티벌처럼 느껴지게 했습니다.

대응이 아니라 예방. 이만큼 많은 병렬 트랙에서 혼돈과 평온을 가르는 것은 준비입니다. 예상 가능한 운영 이슈를 사전에 매핑하고 그 위에서 설계해, 당일 그 복잡성이 참가자에게는 보이지 않게 했습니다.

결과

크리스앤파트너스는 Polygon의 2024년 APAC 최대 행사 — 이틀간 1,000명+ · 50개+ 프로그램 — 를 성공적으로 마무리했고, 치밀한 기획과 디테일 관리로 높은 참가자 만족도를 달성했습니다. 복잡한 멀티 트랙 프로그램이 매끄럽게 돌아간 것은, 예상 가능한 문제들을 문이 열리기 전에 미리 막았기 때문입니다. 클라이언트의 말처럼, 행사를 성공적으로 끌어가는 데 에이전시의 "풍부한 경험과 전문성이 빛났습니다."

APAC에서 대규모 행사를 준비 중이신가요?

플래그십 서밋이든, 멀티 트랙 컨퍼런스든, 국경을 넘는 활성화 행사든 — 크리스앤파트너스는 12개국 이상에서 260회가 넘는 행사를 기획·운영해 왔습니다. 복잡한 국제 행사의 성패를 가르는 현장 실행력과 함께. 프로젝트 문의를 보내주시면 콘셉트 방향과 계획으로 답드리겠습니다.