왜 다들 첫인상만 봐? 마무리도 얼마나 중요한데 (행사 사후관리 편)
안녕하세요 크리스앤파트너스 입니다.😊
위드코로나 선언 후, 단계적 일상 회복이 추진되면서 다양한 행사가 개최될 것으로 예상됩니다.
성공적인 행사를 위해서 세밀한 기획과 다양한 상황을 대비한 대처방안 등이 필요한 건 다들 알고 계실 텐데요.
행사 개최만큼 행사 후 사후관리도 굉장히 중요하다는 거 알고 계셨나요?
오늘은 행사 사후관리의 중요성에 대해 알아보도록 하겠습니다.
‘행사 사후관리’ 정확히 뭔가요?
성공적인 행사를 위해서는 오랜 준비 기간과 여러 관계자들의 수고와 노력 이외에도 행사 후 사후관리가 꼭 필요합니다. 준비 위원회 또는 준비사무국을 공식적으로 해산하는 시기가 진정한 행사의 끝이라고 말할 수 있습니다. 행사 후 사후관리란 행사장 철거부터 시작해서 감사 인사, 홈페이지 폐쇄, 행사 결과 보고서 발행 등과 같은 마무리 업무입니다. 행사 진행이 원활히 진행되었어도 부족한 점의 보완이나 다음 행사의 더 발전된 모습을 위해서 사후관리는 빼놓을 수 없는 과정입니다.
행사가 끝나고 나면..
본 행사가 마무리된 후에도 지속적인 참여를 유도하고 사용자 경험에 대한 피드백을 받아 새로운 도약을 위한 발판을 마련하기 위해 행사 운영 위원들은 사후관리 작업에 들어갑니다. 체계적인 사후관리를 위해서는 아래의 과정들을 거쳐야 하는데요.
1. 물류와 재정적 세부사항 처리
행사가 끝나면, 행사를 마무리하기 위해 모든 물류와 재정적인 세부 사항을 처리해야 합니다. 여기에는 품목 포장 및 배송, 정산 및 송장 처리 후속 작업이 포함될 수 있습니다.
📍사용하지 않는 회의 자료 수집 및 적절한 보관 또는 폐기를 위해 사무실로 운반
📍모든 물품, 자재 포장 및 운송
📍 제공된 서비스 및 지원 장소와의 결산 및 결산
📍 예산 지출 내역, 비용 분석
2. 참석자들과 연락 유지
이벤트에서 후속 조치를 취할 수 있는 가장 효과적인 방법 중 하나는 참석자들을 다시 이벤트에 연결하고 그들에게 관련 콘텐츠를 제공하는 것입니다. 몇 가지 예시는 다음과 같습니다. 소셜 미디어, 이메일, 전화 통화, 다이렉트 메일 등 다양한 방법이 있으며 이는 귀사의 목표, 인력 및 예산에 기초해야 합니다. 이 과정을 통해 도움이 되는 것은 이벤트 계획 프로세스의 일부로 후속 계획을 세울 수 있습니다.
📍 참석 감사 인사
참석자들에게 감사의 인사를 전하는 것입니다. 감사 인사 메일은 타이밍이 중요해서 행사 직후에 바로 보내는 게 중요합니다. 참석 기업 및 참석자분들께 감사 인사를 전하며 관계를 더욱 형성할 수 있을 뿐만 아니라 다음에 예정된 이벤트 일정을 자연스레 안내할 수 있어 참여를 유도할 수 있습니다.
📍 피드백 설문 조사
성황리에 이벤트를 종료했을지라도 고쳐야 할 부분과 아쉬운 부분들은 있기 마련인데요. 참석자들에게 설문조사를 진행한다면 더 정확하고 솔직한 피드백을 받을 수 있습니다. 이벤트 주요 요소들에 대한 만족도를 수치로 묻고 의견 공유를 받으며 향후 이벤트에서 다루었으면 하는 주제를 물어볼 수 있습니다.
사후관리가 얼마나 중요하냐면요!
사후관리 과정을 체계적으로 진행한다면,
💡참석자들과의 관계 형성, 다음 이벤트 일정 소개, 홍보, 참여 유도
💡참석 기업과 참석자들의 만족도 상승, 추후 행사 투자 극대화 가능성
💡피드백을 통해 행사 장소의 만족도, 온라인 시스템 빌드업, 보완할 점 등을 한눈에 확인
이와 같이 다음 행사를 기약할 수 있을 뿐만 아니라 함께 행사를 운영한 참석 기업들과도 관계를 형성하며 긍정적인 시너지 효과를 발휘할 수 있습니다. 또한, 잘 정돈된 마무리만큼 다음 행사는 더 발전된 모습으로 진행될 가능성이 높아지겠죠?
오늘은 행사 사후관리의 중요성에 대해 알아보았습니다. 행사를 마친 후에도 이렇게 세밀한 과정들을 거쳐야 한다는 걸 알고 계셨나요?
행사 업계는 보이는 부분도 비중을 차지하지만 보이지 않는 곳에서 행해지는 노력과 수고가 필수적이라는 것을 알 수 있었습니다.
‘유종의 미를 거둔다.’라고 말하는 것과 같이 오늘 포스팅 참고하셔서 행사를 기획하시는 분들이 좋은 결실을 맺길 바랍니다.👍
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