해외 컨퍼런스 대행: 동시 세션·전시·부대 프로그램의 운영 범위를 정하는 법
해외 컨퍼런스에 발표·패널·전시·네트워킹·부대 프로그램을 함께 넣는다면 프로그램 개수보다 겹치는 시간과 공유하는 자원을 먼저 확인하세요. 시간이 겹치지 않아도 장비 이동, 객석 전환, 같은 담당자의 중복 배치 때문에 진행이 막힐 수 있습니다.
해외 컨퍼런스를 맡은 본사·지역 마케팅 담당자라면 견적 요청 전에 본사·현지 담당자·대행사가 같은 범위를 볼 수 있는 표부터 만들어 보세요. 크리스앤파트너스가 총괄한 Polygon Aggregation Summit 2024 사례를 바탕으로 정리했습니다.
Polygon Aggregation Summit 2024에서 C&P가 맡은 일
Polygon Labs의 첫 Aggregation Summit은 2024년 11월 10~11일 태국 방콕 트루 디지털 파크 웨스트(TDPK West)에서 열렸고, 1,000명 이상이 참가했습니다. 크리스앤파트너스는 Polygon의 APAC 오프라인 이벤트 대행사로서 준비 단계부터 현장 운영까지 행사 조성과 운영을 총괄했습니다.
이틀간 50개 이상의 프로그램이 운영됐습니다. 세미나·패널 토론·피치 세션·협력사 부스와 함께 DJ 파티·체스 대회·러닝클럽·요가·마사지 같은 프로그램이 동시에 진행됐습니다. (수행 사례 보기 · 케이스 스터디)
아래 준비 항목은 새 행사를 위한 일반 제안이며, 이 행사의 비공개 운영표나 인력 배치를 재현한 내용은 아닙니다.
1. 시간표 옆에 공간·인력·장비 표를 붙이세요
각 프로그램에 시작·종료 시각뿐 아니라 설치 · 리허설 · 전환 · 철수 시간을 함께 적으세요. 그리고 다음을 확인합니다.
- 패널에서 피치로 바뀔 때 마이크·발표 파일·객석 배치가 달라지는가?
- 전시 설명과 세션 진행에 같은 담당자가 필요한가?
- 공유 장비가 다른 공간으로 이동해야 하는가?
- 스폰서·협력사의 현장 요청은 누가 취합하고 승인하는가?
2. 견적서에 공간별 수량과 사용 시간을 표시해 달라고 하세요
"행사 운영 일체"라는 표현만으로는 동시 프로그램을 몇 팀이 지원하는지 알기 어렵습니다. 견적서에 공간별 수량·사용 시간·전환 작업·제외 항목을 표시해 달라고 요청하면 업체 간 비교가 쉬워지고, 빠진 항목도 확인할 수 있습니다. 견적 비교 방법은 대행사 선정 RFP 가이드에 정리했습니다.
3. 현지 제작은 승인·반입·설치를 묶어서 관리하세요
해외 행사에서는 디자인 승인 담당과 현지 제작 담당이 다른 시간대에서 일할 수 있습니다. 파일 전달일만 정하지 말고 최종 승인 → 출력·제작 → 현장 반입 → 설치 검수의 담당과 시각을 함께 정하세요.
장소의 설치·철수 가능 시간, 전력·네트워크 제공 범위, 현장 보관 장소, 현지 조달 품목과 반입 품목도 구분하세요. 운송·통관 지원이 필요하면 견적 단계에서 포함 여부를 확인합니다.
4. 부대 프로그램에도 별도의 운영 조건을 정하세요
부대 프로그램은 본회의 운영안에 이름만 추가해서는 준비되지 않습니다.
- 야외 활동: 장소, 집결 안내, 날씨에 따른 진행·취소 기준
- 파티: 입장 관리, 음향, 종료 시각과 귀가 안내
- 웰니스 프로그램: 정원, 사전 신청 여부, 담당 강사와 장비
변경이 생겼을 때 누가 결정하고, 각 공간 담당자와 참가자에게 어떤 경로로 전달할지도 미리 합의하세요.
대행사에 보낼 프로그램별 한 줄 양식
프로그램명 / 대상 / 장소 / 진행 시간 / 설치·전환 시간 / 필요한 장비·인력 / 승인 담당 / 미정 조건
이 양식을 전체 프로그램에 적용한 뒤 공간·장비·인력이 겹치는 곳을 표시해 보세요. 국가·도시, 일정, 프로그램 목록, 필요한 지원을 함께 보내주시면 범위를 구체적으로 논의할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
동시 프로그램이 많은 컨퍼런스에서 무엇을 먼저 점검하나요?
시간표만 보지 말고 장비 이동, 객석 전환, 담당자 중복 배치를 함께 확인하세요. 시간표 옆에 공간·인력·장비 표를 붙이면 겹치는 곳을 미리 찾을 수 있습니다.
해외 컨퍼런스 견적은 어떻게 비교하나요?
공간별 수량, 사용 시간, 전환 작업, 제외 항목이 표시된 견적끼리 비교하세요. "운영 일체" 총액만으로는 같은 범위인지 알기 어렵습니다.
현지 제작과 한국 제작 중 무엇을 고르나요?
품목의 부피, 통관 일정과 비용, 현지 협력사 조건에 따라 다릅니다. 어느 쪽이든 승인·출력·반입·설치의 담당과 시각을 함께 정하세요.
부대 프로그램은 왜 별도로 준비하나요?
야외 활동, 파티, 웰니스 프로그램은 날씨·입장·종료·정원 같은 고유한 운영 조건이 있기 때문입니다. 본회의 운영안에 이름만 넣으면 현장에서 결정할 일이 늘어납니다.
해외 컨퍼런스의 운영 범위를 정리하고 계신가요?
국가·도시와 일정, 프로그램 목록, 미정인 조건을 알려주세요. 크리스앤파트너스가 공간·제작·현장 운영 중 필요한 범위를 함께 검토하겠습니다.
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크리스앤파트너스는 2013년 설립 이후 5개 대륙 12개국에서 250건 이상의 행사를 기획·운영해온 이벤트 에이전시입니다.
사례 출처: C&P 공식 포트폴리오 「Aggregation Summit 2024」. 행사일 2024.11.10~11 / 확인일 2026.11.02. 준비 항목과 자주 묻는 질문은 사례와 구분한 일반 제안입니다.